茅侃侃侃职场-第15章
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现代化的职场，灵活运用职业工具可以使职场人士如虎添翼。
STORY 1 工欲善其事，必先利其器——30天精通Microsoft Office
相信很多人在简历中都写过，熟练掌握微软Office 系列软件等内容。一旦真的让他们用起来，他们应用得还真熟练。
虽然市场上关于Microsoft Office的教材满天飞，但还是有一些正规大学毕业的学生连Office的基本功能都没掌握。其实即便你懒得读教材，只需要把Office帮助文档从头到尾读一遍，基本全懂了。然而，不爱读教材，不爱看说明书，或者说看了，知道了，也在关键时刻却想不起来用，是国人的通病。
遥想当年，我学计算机那会儿，最著名的教科书莫过于30天精通××××了，以至于后来计算机教材要想卖得火，全部都取名为30天精通××××，更牛的书标榜7天就能精通××××。我对比过这两类教材，发现内容大同小异，可能书中写的那些促进读者飞速学会计算机的小字我没看到。但是，我始终认为，学计算机的快慢还是取决于读者的聪明程度。
其实，Office软件的功能我们花一辈子的时间都不可能全用到，何况它每隔两三年就升级一次。但我们要分清楚哪些功能是我们在工作中一定会用到的，哪些功能是会给我们的工作增光添彩的。实际上，这些功能甚至没有占到Office全部应用的10％，就是这不足10％的功能可以让我们一辈子受用，叱咤职场。
相信很多人在简历中都写过，熟练掌握微软Office系列软件等内容。一旦真的用起来，这些说自己熟练掌握的人；应用软件时却并没那么熟练。可能他们确实掌握了一些简单的功能，但是将多个功能搭配起来应用，他们却并不熟悉，常常需要用很笨的方法去解决一些只需两三步操作就可以完成的事情。
首先我来说一下微软Office里面的最常用的Word。大多数人只是将Word软件当做打文章码字的工具，这其实是不对的。如果真是这样，用记事本软件就行了。为什么大家还那么愿意用Word呢？
因为Word软件有太多独特的魅力，其中有几个是我特别欣赏的：
第一，Word的修订模式。在Word 2007界面里，点击工具栏里的菜单“审阅”，就可以看到“修订”栏，点击菜单“修订”，编辑的文本就会进入修订的模式。它可以把用户对文本做的任何改动都在右侧的修订状态里显示出来，每一处改动都有明确的记录，同时又不破坏文件最初的状态。
使用修订模式的好处在于，它可以让别人看到文档里删除了什么内容，添加了什么内容。如果你让别人帮你修改文件，相信不是他所有的改动你都愿意接受，这时你就可以有选择性地接受或拒绝修改的内容。
当你写一篇东西，小到一个通知大到一个重要的文件，需要同事帮你看看时，你就可以充分体会到Word软件修改功能的强大了。
比如，我起草了一个协议，把它发给公司的法务部、财务部，希望他们能够分别从法律、财务的角度来看看这份合同，看看它有没有问题，是不是合理合法、遵守规范，是不是符合公司的规定，有没有我没意识到的问题，会不会对公司的利益、形象造成影响。
如果法务和财务的同事没在修订模式下修改我的合同，我可能就不知道他在哪儿做了删改，甚至可能不知道他有没有保留原始合同的意思。为了避免这些直接修改可能造成的问题，最好选用Word的修订模式来修改合同。
现在单位都讲求协同办公，单位成员之间需要彼此互动，所以工作时文件的交互、沟通、修改也比较常见。
第二，Word程序目录的自动添加。
以前我工作中常要写使用手册。写使用手册时，我一般会将它分为很多章节，每个章节里又包含很多小节，有时候甚至可能会分得更细。所以目录可能会细化到三级到四级标题。
写使用手册，前面加个目录会让人读起来非常方便，查找内容也会更快，但当时，我添加目录是手动添加的，手动添加目录很麻烦，因为我在正文中多加些内容的话，很可能就要调整目录的页码，如果我在内文中增加一个小标题，我就需要修改目录的内容。当时我发现大家跟我一样都很烦琐地做着这个工作，所以我就理所当然地认为这个工作本来就这么烦琐。
直到有一天，有个同事很惊讶地看着我说，你不知道目录是可以自动修改的吗？他说他很负责任地告诉我，目录是可以自动修改的！
添加目录之前将正文里的标题设成Word可以标识的标题状态。只有将目录标题设置成标题状态，它才会是目录域的目录点。将标题设置成标题状态后，在原来所谓的静态标题的前面，就会自动生成段落号。
如果我们要排版的样式和文档默认的标题一、标题二的层级样式不一样，怎么办呢？这时候需要用到样式修改：只要在屏幕的常规栏里面，选择标题一、标题二，在标题显示上按右键选择格式修改就可以了。一定要使用标题的层级状态或者大纲的状态，来给标题进行段点设置。实际上这就相当于给每个标题加一个link连接，和我们用IE做一个连接没有区别，你可以把它看成一种不可视的连接。这样的话，我们可以在任何一页选择插入目录。选择更新目录，一定要选择全部更新，不要只更新页码，这样目录整个就会自动更新。使用自动设置目录的功能，不但提高了你的工作效率，而且会让你显得更专业，也可避免手动设置目录出现错误。
第三，除了Word的修改模式和添加目录的功能，我使用最多的就是字符统计功能了。
我写书时常用这个功能，我需要用它看看我累了半天到底码了多少字。平时不写书的上班族们，也需要写各种报告项目文案吧；在校大学生，也会有无穷无尽的作业和论文吧。对于你们，字符统计都是非常好的判断你们进度是否Okay的工具。
从内容到字数都搞定以后，也拜托各位稍微注意一下文档版式的调整。你提交的文档，要尽量做得漂亮。字号字体要选合适一些的。首行缩进在哪一级的标题之下，在哪儿缩合适，都是需要注意的点。
尤其是长篇的Word，有可能中间的某个段落是从别的文章复制过来的，如果你原样粘贴过来的，那它的字体和你Word本身的字体字号肯定是不同的。这时候可以选用格式刷，对文字和段落的格式进行统一刷新，让文章变成统一的样式。如果是很长的文件，里面包含了很多其他人帮忙协助的部分，我整合它们的时候，为了体现文章的整体性，会把这个文档做成模板，如果想把它做成日后公司的标准文书，还可以选用样式列表。样式列表是对特定状态的字符，例如标题、正文、层级标题甚至是表格等等进行格式化的修订，你只要把它选中了，定义成统一的样式就可以了。
对于页数比较多的文档还可以加入页码。页码实际上是页脚的特定概念，一般插入在右下角比较好。最好插入几分之几页。（总页数/当前页数）。
为了使你的文档看起来专业，加了页脚，最好也加上页眉，让每页都变得不同凡响，如果您这篇文档是样章，那就再加个水印，把公司的LOGO添加到底板的水印上，让别人无法复制，让自己的文档变得更个性。
样式列表、格式刷、定义标题、自动目录、页眉页脚和水印、中英文字体的统一定义，都是Word非常好的应用，绝对可以让你的一个普普通通的文档变成高档次的文档，更重要的是这些应用可以大大提高你的工作效率和工作质量。
我觉得Word还有很多有意思的应用。我记得第一次见到“”字时，我不认识是什么字，这个字是我一个朋友发给我的，我看了一遍也没记住，也不好意思问他是什么意思，打我又打不出来。很多人说可以将它复制到搜索引擎上，上网查。其实，通过Word也可以将它查出来。复制“”字，贴到Word里面，通过显示这个汉字的拼音，就可以知道这是什么字了。以后大家遇到不认识的字也可以这么做。
下面说说Office里面另一个很好的应用Excel。
我建议大家养成常用Excel的习惯，在提高Word使用效率的同时，多使用Excel去完成一些使用Word不太方便操作的任务。比如我们做一个Word文档，文档中间连续多页都包含很多不同的数据，使用Excel就可以让这些数据以简化的方式呈现。Word的表格工具只会让表格更好看，而不会让表格更实用。
但是Excel能让表格更实用，比方说，我将不同的数据表汇总在一个表上，为了显示出这些表里数据的关联性，最好用Excel制作一个表单。
尤其是在做商业计划、市场报告或者财务报告的时候，在Word里面插入表格时，一定要选择直接嵌入Excel表格，千万不要用粘贴剪切的方法，把表格直接贴到Word上。这么做是因为如果Word文档里表单的内容修改了，只要单击Word里的这个表单，与这个表单联系的Excel表单也会自动进行修改，哪怕一个数据变了，整个Word文档的数据都会跟着变。这样我们就不用挨个儿重新算一遍了。
我见过很多笨同志，在处理数据文档时，算一个数，就拿计算机改一个数。对这样的同志，恐怕Excel只是个摆设吧。但凡涉及数据方面的文件，用Excel处理肯定比Word方便多了，因为Excel可以自动运算。
可能还有很多人没有搞清楚Excel里ABCDEFG代表的是纵列，1234567代表的是横列。我建议这样的同志，去买本Office软件的书，或者去考个NIT认证、ITAT认证、微软认证，彻底给自己普及一下知识吧。
Excel除了有强大的数据处理功能，还有高效的图表生成能力。在选择图标时，我建议大家摒弃那些花里胡哨的图标，对于商业文档，最好用的是2D平面柱状图和曲线图。这两种图形简单实用，你只要将它的横纵坐标和断点说明白就行了。因为雷达图用多了，老板会看着比较累，并且不见得越全面越花哨就越好，何况还有很多客户是看不懂雷达图的。
在全部处理完毕文档的内容后，准备输出时，我建议把当前编辑好的、已经可以输出的文档另存在一个文档里，大家会问为什么要这么做。为什么呢？无论是在Excel、PPT，还是在Word里面，插入的图片都是矢量图，矢量图虽然可以在不失真的情况下被扩大缩小，但是图输出以后，有可能图片上的字周边会生出弯弯的锯齿状，特别不好看。所以建议大家在输出文档之前，将文档先存在一个备用文件里，以备文件输出以后出现矢量图变化的情况后，用PrntScr键或者QQ抓屏截图去替换输出版本中坏了的矢量图。截下来的图片就变成位图了，位图往往会自动对图片中的锯齿做修正，使它的周边变得平滑。这样图片就不会有锯齿了，看起来也更舒服了。
Office系列中，使用率高的另外一款软件就是PowerPoint—PPT。前面有几个章节我已讲过一些关于PPT的应用。这一章再补充一些。
如果文件中要用到一些表示流程的图，这些图没有复杂到需要用Visio处理的话，就可以选用PPT这个软件来处理。PPT对于制作流程图来说，还是相当方便的。
Visio里面所有的绘画元素，PPT都有，可以直接拿来用。最关键的一点，PPT做完流程图后的截图，没有锯齿，非常漂亮。但是，使用PPT一定要注意的一点是，我在前面的章节多次提到过，字号一定要用18号以上的，否则文字四周会有齿状，非常难看。
PPT要做得漂亮，是需要时间的，如果想又快又好地做好PPT，就要使用一些技巧了。比如说选用母版，实际上就是模板。
有人经常问我：“我想把你那个底图的LOGO挪一挪，为什么怎么挪都挪不动啊？”我说：“哥们，LOGO在母版里呢，只能延续继承使用。”什么是延续继承呢？延续继承就是将位置固定、大小固定、形式固定的图片做成母版，并将段落的大小、缩进、字号等等标准都统一在这个母版里，这样就不用每做一页PPT，还要将所有的东西都调整一遍，图片重贴一遍了。
当用PPT作演讲的时候，我们既要做大纲模式，也要做讲义模式。PPT是可以多屏幕播放的；在投影仪上播放大纲模式的时候，可以在笔记本上同时播放讲义部分，这样就不至于看着大屏幕，却想不起来针对这个大纲自己想讲什么内容了。
在前面的章节中也提到过，在准备PPT演讲展示时或者有重要会议需要用PPT进行演讲的时候，建议大家事先做一个演练彩排。PPT当中有贴心的排练功能，它可以自动计时，方便我们控制每页的演讲时间和节奏。
如果想让自己的PPT不只�
