参谋助手论: 为首长服务的艺术-第16章
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整理首长讲话精神的艺术 秘书跟随首长，其中很重要的一项工作就是把首长在各种场合中的讲话内容记录下来， 必要时整理出来。首长的讲话，有时是在会上讲的，有时是在会下讲的；有时是针对某个问 题讲的，有时是在某种场合随便讲的；有时是面对他的领导或上级机关汇报式地讲的，有时 是面对他的下属指示式地讲的；有时是在公开场合讲的，有时仅仅是和秘书及他的身边人员 讲的。 无论哪种场合的讲话，都体现着首长的一种想法，体现着首长的一种意向。首长的一些 新的观点，新的思路，新的决心，以及首长可能给部队即将下达的一些大的动作，大的举措， 都常常先在他的各种场合的讲话中零零散散地流露出来。 秘书很重要的一项任务，就是把首长在各种不同场合的讲话内容记录并整理出来，以备 首长使用。 整理首长的讲话，有如下一些方式。 一、抓紧记录 所谓抓紧记录，就是尽量能把首长讲出的原话、原意记录下来。秘书整理首长讲话精神 的前提是做好记录。而做记录是有窍门有技巧的。这里讲的窍门和技巧不仅是指用速记、符 号、代号等方式，而指的是如何把首长讲话的主要精神记录下来。 秘书在对待首长随时性讲话问题上，通常易犯三个毛病： 一是不记。有的秘书懒得很，无论首长在什么场合讲话，他都不做笔记，东张张西望望， 甚至丢盹打瞌睡。首长的话讲完了，他的本子上竟是白纸一张。要知道，大多数首长是不喜 欢秘书对他的讲话不屑一顾的。特别是不喜欢秘书人员对他的讲话无动于衷。某部A 首长， 不仅有很高的军事才能，而且有很高的写作水平。他的讲话常常在深思熟虑之后。每次讲话 简直是一篇很有分量的材料。秘书只要把他的讲话记录下来稍加整理，就可以定型成文了。 一次，这位首长下部队调查回来，同随员一起研究怎么样写好这个调查报告。当大家发言完 毕后，他缓缓地站起，开始发言。跟随他多年的秘书人员，知道这位首长要“一锤定音”了 于是都拉开了做记录架势。部属的这些举动，引起首长的快悦，进一步激发他发言的热情。 然而，有位新来的宣传干事，不知道A 首长的这种习惯。当A 首长发言时，他心里想：首 长还不是随便扯一扯。所以，他的两眼只是紧紧地盯着首长，并不去抓紧记录。A 首长看到 这位干事的举动，当即给予批评。 二是乱记。 有的秘书，仅仅是首长讲话的记录机器。凡首长讲的话，什么都想记。结果，笔记做了 一大摞；眉毛胡子满把抓，到整理的时候，该用的内容却找不出来。这种记录也等于没有记。 三是假记。有的秘书，首长讲话时，只是礼貌地装出一副做笔记的样子，其实什么也没 有记，或者仅是随便地记录了与首长讲话无关的内容。 正确的做法是：巧记。 第一，记原话。 记录时，尽量记下首长发言时的原始语言，他怎么讲你怎么记。这种语言很生动，很有 个性特点。因为同样一件事情，表达时个人有个人的表达方式。比如讲到体育： 生物学家说：“体育是物竞天择式的淘汰。” 心理学家说：“体育是人类征服欲的宣泄。” 46
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科学家说：“体育是高科技的较量。” 医学家说：“体育是包治百病、延年益寿的灵丹妙药。” 艺术家说：“体育是健、美、力三维一体的组合。” 教育家说“体育是社会文化的重要组成部分。”等等。 从上面的对同一事物的不同表达方式看出，记录发言人的原始语言是何等重要。当然， 首长们对同一事物的表达语言不会像上面这些“家”们大相径庭，但个人的不同风格却是异 常明显的。 第二，记要点。 即把你认为重要的观点、语句、段落详细地记下来。这些要点可供你在整理时，进行扩 展、发挥，来个举一反三。 第三，记易忘点。 主要包括：时间、地点、人名、数字、各类专业的专用术语等。 第四，记疑问点。 首长在发言中，或者由于讲得太快，或者语言深奥难懂，或者专业性太强，秘书人员没 有听懂，没有听清，就要用特殊符号记下来，以便抽空问清楚。 第五，及时追记。 有时首长随便讲话时，秘书不好意思当面拿出本子就记，但又非记不可，就先在脑子里 牢牢记住，离开首长后赶快追记下来。 二、及时分类 我们在这里讲的记录，不是会务工作中讲的那种专门进行的“会议记录”，要求有言必 记，有音必录。我们讲的记录，主要是指为以后准备整理加工成文的一种记录。 所以，这种记录一般不要把每个人的发言按先后顺序一个接着一个地往下记，而是按问 题归类记录。比如，在某个会议上，甲首长共讲了4 个问题，你可以把第一、二、三、四个 问题分别记在笔记本的1、10、20、30 页上。当乙首长发言时，他也讲4 个问题，你在记录 时就要思考，乙首长讲的第一个问题和甲首长讲的第3 个问题差不多。于是，就记在笔记 本的20 页，即甲首长发言的第三个问题之后；乙首长讲的第二个问题与甲首长第四个问题 相似，于是就记在笔记本的第30 页，即甲首长发言的第四个问题以后；乙首长讲的第三个 问题，和甲首长讲的内容没有类似的部分，就新开辟个专栏，记在第40 页上。以此类推。 当把首长们的讲话记录完毕，你回头一看，这种记录已基本形成几个条条、块块，再经 过反复琢磨，不断推敲观点和事例，首长讲话的主要精神基本上可以呼之欲出。为了便于整 理，在记录时对首长讲出的重点内容，重要观点，以及自己没有听明白的地方，都要用自己 特定的符号标注出来，以备整理时使用。 三、引起联想 引起联想，不是随心所欲的胡思乱想，而是根据首长讲话的精神，把首长的讲话加以完 善和深化。也就是，把首长想说但没有来得及说出来的那个意思说出来；把首长想说但没有 说完全的那些空缺填补起来。 引起联想的一般方式是：先顺着首长讲话的顺序往下听，往下记。听着听着可能会突然 发现首长讲出了一些精彩的话，而这些精彩的话首长并没有讲全、讲透，聪明的秘书能顺接 着首长这个精彩内容的“茬口”，想出一些更精彩的内容来。这些精彩的内容，如果没有首 47
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长这个“茬口”的引发，自己无论如何是想不起来的。遇有这种情况，秘书人员就干脆顺着 自己的新思路，来上一番“畅想曲”。这个“畅想曲”实际上就是我们平时所说的“灵感” 的萌发和开启。这种“灵感”有时像打开闸门的蓄水可以一泻千里，也像充满压力的水柱， 可以高高喷起。只要秘书人员把这些灵感毫无保留地引发出来，并快速地记录下来，那么， 这种记录即使这一次整理首长的讲话用不上，将来也是会成为用得上的宝贵资料，甚至会成 为某篇文章中的点睛之笔。 秘书人员把自己的某些联想整理进首长的讲话内容里时，要坚持两条原则： 一是必须符合首长讲话精神的原意。即是说，首长的讲话精神必须有你的这种联想的意 思，只不过是没有充分表达出来。你的这种联想，仅仅是对首长讲话精神的一个补充，一种 完善。如果首长的讲话根本没有这种意向，而仅仅是你本人的一种想法，那么，你的联想再 深刻，再精粹，也不能往里“瞎掺和”。如果要“掺和”进去，必须事先征求首长的意见。 二是必须是首长讲话精神的深化。即是说，你的联想，可以使首长的讲话内容“锦上添 花”，而不是 “节外生枝”用自己的所谓联想。把首长的讲话内容搞得面目全非，或者让 别人产生某种歧义，这是万万不可取的。 四、借机引导 首长讲话时，秘书人员是不能乱插话、乱提问、乱启发的。但是，秘书人员为提高首长 的讲话质量，便于自己事后整理，对首长的讲话进行巧妙的引导，还是有机会的。比如，秘 书去旁听首长的某个会议，主持会议的首长可能明确告诉你：会后要整理出一个材料，或者 写一份简报，或者写一份报告，或者写一个指示、通知、会议纪要等等，这就更需要认真加 以记录。秘书人员引导首长发言的艺术是： （一）提醒首长主持好会议 秘书人员都有这样的体会：只有主要领导人主持好会议，才能调动与会人的发言积极性， 使发言出现高质量、高水平。如果主持会议的首长责任心不强，他只就会议的主旨讲上几句 开场白，至于会议如何发展，他不去启发、引导，会议是不可能产生出高质量的内容来。 一次，某部召开常委会，学习上级的一份重要文件。这些常委成员都是为了学习这个文 件而匆匆忙忙从基层单位赶回来的。他们每个人都带回了军内外的许多新闻、消息，加之相 互间快一个月不见面了，需要互相“吹一吹”的内容很多。开会前，你争我抢地发言没完没 了，会议主持人几次让大家静一静，都静不下来，可见发言之热烈踊跃。当会议开始，传达 完文件之后，让大家就文件的内容发言表态时，会场上却出奇地安静。有的看其他文件，有 的翻报纸，有的互相交耳私语，就是不往正题上发言。这时，一旦某一个首长挑头讲点别的 内容会场马上像开了锅似的重新热闹起来。下班的时间快到了。会议主持人扭头看了看秘书， 随口说：“今天的会议先开到这儿。下一步我们还要很好地学习。王秘书，把今天会议的讨 论情况整理一下，写个电报，给上面报告一下。”秘书当场回答：“是！”可他心里慌乱极了。 整理什么呢？有什么了不起的内容值得汇报？只好回去瞎编吧！ 有经验的秘书不这样做。他知道这次会议很重要，他知道会议后肯定要写汇报材料，他 也知道在会议上首长们发言可能不积极。于是，在开会前，就去做会议主持人的工作，诱导 首长主持好这次会议：“政委，这个会挺重要，如果首长们发好了言，我整理一下汇报上去， 上级准能转发。然后咱们再写它一篇稿子，往报社投一投，碰巧了还能抢个头版头条呢！” 经秘书人员这么一启发，首长们一重视，会议的开法就大不一样了。 （二）启发与会人做好发言准备 秘书不可能用直来直去的方式，“指示”首长在会议上如何如何积极发言，但可以提醒 首长做一些准备。其方式是在通知首长开会时加以暗示和启发：
