小强升职记-第8章

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　　项目与行动
　　项目 行动
　　制作产品销售策略 找到产品的品牌定义
　　找出产品特色
　　用swot分析法进行简单的分析
　　列出文档大纲
　　“你可以自己去体验一下，当你去思考‘如何制定产品销售策略’的时候，就会比较迷茫，感觉千头万绪，注意力始终集中不起来；但是当你思考的问题是‘找到产品的品牌定义’的时候，你会立刻从你的资料库中寻找这个问题的答案。我说得对吗？”
　　“很有道理！”
　　“那咱们一起来做几道题，看看你能否分辨出什么是项目、什么是行动。”
　　以下10项，哪些属于“项目”，哪些属于“行动”？
　　1。 去挑选一支鱼竿
　　2。 计划周末旅行
　　3。 制作家庭理财计划
　　4。 准备周一会议
　　5。 自己建立一个博客
　　6。 建立研发小组奖惩制度
　　7。 学习时间管理
　　8。 在家里开party
　　9。 准备研究生考试
　　10。 谈判
　　（答案将在后面揭晓，看看你能答对几道，呵呵。）
　　老付没有立刻去看小强的答案，而是继续往下说道：“我们刚刚明确‘行动’的定义，那么什么又是‘下一步行动’呢？它的定义是：任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。
　　我每接手一个项目或者每当从第二象限取出一个项目的时候，我总会问自己一个问题：‘下一步行动是什么？’为了解答这个问题，我会在纸上先将项目分解成若干‘行动’，然后去找到‘下一步行动’，然后去执行它。执行完以后，再去找下一个‘下一步行动’，就这样，整个项目就在‘下一步行动’的驱动下顺利完成了。我强烈建议你养成这个习惯：任何时候都问自己‘下一步行动是什么？’要知道，任何复杂的项目都是由简单的‘下一步行动’组成的，就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。可以这样说，‘下一步行动’驱动着你的生活。”
　　“你就是靠这个力量一点一点地完成了那么多枯燥、复杂的任务？”小强问。
　　“是的，这就是我的秘诀，也是我的力量源泉。其实我和你一样，看到那些项目就头大，不过我善于将他们化整为零，这样就可以分段实现大目标了。”老付笑着说。
　　　。。

如何找到“下一步行动”？
“老付，那我将‘找到产品的品牌定义’当做‘下一步行动’可以吗？”小强问。
　　“不行，它只是一个普通的行动，虽然具有可执行性，但是还不是‘单一行动’。找出‘下一步行动’是有秘诀的：
　　秘诀一：动词开头。一个好的‘下一步行动’应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E…mail’，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E…mail’，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。
　　秘诀二：内容清晰。比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。
　　秘诀三：描述结果。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’，这已经算是一个不错的‘下一步行动’了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’，那会是什么效果呢？
　　秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9点开始，需要2小时’，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9—11点这个时段不再安排其他事情；与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后，咱们这里会议的效率提高了很多，呵呵。
　　还有最重要的一点，小强，你一定要切记。如果你为此有压力或者产生恐惧感，那么你是在怀疑你的执行力。如果这样的话，有3个解决方法：
　　1。设定目标，或者设定奖励。比如完成‘下一步行动’是为了获得更多的收入。
　　2。如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此时建立起信心更重要。
　　3。找出最大的石头，搬走它。浏览一下你的‘下一步行动’，找出你认为最难完成的一件事，尽最大的努力去完成，之后，其他的事情就不在话下了。”
　　“四个秘诀已经传授完了，还不知道你前面关于‘什么是项目，什么是行动’的答案呢。”老付拿起刚才那张纸对小强说。
　　“嗯……按照你这个标准，好像每一个都不符合啊。”
　　“Bingo！答对。它们没有一个是可以行动的步骤。”老付打了一个响指说。
　　“老付好阴险啊，来这一招，呵呵。”小强捶了老付一拳。
　　“呵呵，没办法，要打破常规思维嘛，不喜欢做判断题的话，那咱们再来做一道填空题。你能不能写出下面这些项目的‘下一步行动’是什么？”
　　填写“下一步行动”
　　项目 下一步行动
　　去挑选一支鱼竿 周六早晨9点上网查找关于选购鱼竿的资料
　　计划周末旅行
　　准备周一会议
　　自己建立一个博客
　　建立研发小组奖惩制度
　　学习时间管理
　　在家里开party
　　准备研究生考试
　　谈判
　　

“下一步行动”是如何工作的？
“我已经掌握了‘下一步行动’的四个秘诀。老付，你能不能和我分享一下，你是如何利用‘下一步行动’进行工作的？我想知道你平时的工作流程是什么，可以吗？”
　　“当然可以，我把自己利用‘下一步行动’建立起来的事务处理流程和你分享一下。拿一张纸过来，我在上面画出流程图，咱们一起研究一下。”
　　老付的事务处理流程图
　　“我画的这个，就是我的事务处理流程图，觉得怎么样？”
　　“这个流程你已经实践那么长时间了，应该是没什么问题了。同时我注意到在这个流程里有个临时事件发生时的处理方法，我急需这方面的经验，我每天都在和临时突发事件打交道。”小强将关注的重点放到了临时突发事件处理方法上。
　　“其实根据我的经验，临时突发事件并没有那么多，80％的临时突发事件都是因为提前没有一个很好的计划导致的。在这个图里牵扯到了两个以前没有明确提出的概念，我们虽然一直在使用它们，但是不知道它们的名字。
　　1。 行动清单。将项目分解成可执行的行动之后，我都会写入行动清单里。这个行动清单有两种写法，一种是将分解之后的所有可执行步骤都写在上面，完成一项，删除一项。另一种写法是只将‘下一步行动’写在清单上，这样可以帮助自己保持专注，每完成一项‘下一步行动’，问自己一次‘我的下一步行动是什么？’然后写入清单，再去完成。当你刚刚开始练习这个事务处理流程的时候，建议采取后一种方法。等已经熟练掌握之后，可以过渡到前一种方法。我给你两种行动清单范本看看。
　　行动清单…1
　　制作产品销售策略
　　1 周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
　　2 周二下午3点与市场部小王商讨本产品的品牌定义
　　3 让小赵在下周五下班之前列出产品销售策略文档大纲
　　行动清单…2
　　周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
　　2。 如何处理临时突发事件。这是我们目前为止一直没有讨论的问题，很多人都被临时突发事件所折磨，但是为了阐述我们流程的方便，暂且将这个部分屏蔽掉，后面我会专门花时间和你讨论这个事情。
　　“看来我也有必要制作自己的行动清单了。”小强说。
　　“其实最重要的，不是清单的样式，而是要养成一种习惯。还记得查尔斯？史瓦的故事告诉我们什么吗？‘将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用’，这是关键。至于如何能更快、更好地养成习惯，咱们以后再说。今天时间也不早了，回家吧。”老付说着，收拾东西就要走。
　　“别呀，老付，这不是存心吊我胃口吗？”小强有些意犹未尽。
　　

时间管理绝招：衣柜整理法
在星巴克的长谈
　　四、时间管理绝招：衣柜整理法
　　周末的下午，小强正在电脑上看电影，电话铃突然响起来了，拿起一看，原来是老付的电话。小强一边接起电话一边想，这个老付很少主动给我打电话啊。
　　“喂，小强，你好，今天下午有空吗？出来喝杯咖啡怎么样？”老付在电话那头说。
　　“好啊，反正我现在也正无聊呢，几点？哪儿见？”
　　“世纪广场的星巴克吧，下午3点。”
　　“好的，到时见。”小强挂断了电话。小强预感今天老付要和他说很重要的事情，否则不会主动约他出去的。
　　下午3点整，小强准时走进星巴克，老付已经在角落里翻着杂志等他了。两人寒暄了几句，小强要了冰摩卡，老付则点了土耳其咖啡。
　　“今天有什么重要的事啊，找我来环境这么好的地方，呵呵。”小强想首先引入正题。
　　“是有一件重要的事情，今天我要用一个下午加晚上的时间，向你传授时间管理的绝招：衣柜整理法。不过晚饭你买单，呵呵。”老付笑着说。
　　“好啊，好啊，晚饭小意思。其实我早就想问你了，你虽然让我学到了很多东西，但是我还一直不知道你的时间管理系统到底是什么样的呢。”
　　“以前没有和你聊到这些是因为时机还不成熟。当你对以前咱们探讨的‘价值观’、‘四象限’、‘时间投资’、‘下一步行动’都有了深入的了解，以及亲身的体验之后，才能更快地掌握这个绝招。我不是在带着你绕远路，而是在带着你上台阶，明白吗？”
　　“完全明白，那咱们开始吧，有点迫不及待了。”
　　“你平时是怎么整理衣柜的，能告诉我吗？”老付问。
　　“我平时……好像都是我老妈整理的，我不太清楚。”小强挠着头，不好意思地回答。
　　“所以说，一屋不扫何以扫天下？你老妈时间管理的能力绝对比你强，呵呵……”小强的回答把老付给逗乐了。
　　“从今天开始，我一定自己整理衣柜，嘿嘿。”小强做了一个军人敬礼的动作。
　　“没关系，我给你说说我是怎么整理衣柜的吧：首先，我会将衣柜里的东西全部取出来，随意地放在床上。
　　然后，我会将散落在床上的衣物进行分类，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它们在床上整理好。
　　接下来，规划好衣柜的空间，哪个地方放内衣，哪个地方挂西服，哪个地方放运动衣，等等。然后按照这些规划，让所有要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其它季节的衣服单独存储。不仅如此，还要每周对衣柜进行整理，看看是否有衣物没有放置好，或者是看看上周都穿了哪几件衣服，考虑下周想穿什么衣服。
　　最后，在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程，再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。”
　　“听起来蛮有条理的，但我还是不明白，这和时间管理有什么关系？”小强问。
　　“其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。”
　　

收集：清空衣柜（1）
“为什么要收集呢？这五个步骤是必不可少的吗？”小强问。
　　“是的，无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这五个阶段：
　　1．收集一切引起我们注意的事情；
　　2．加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
　　3．组织整理得出的结论；
　　4．把它们列为我们行动的选择方案；
　　5．行动。
　　收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步，它要我们收集‘一切引起我们注